Politique de protection
des renseignements
personnels

PORTÉE ET APPLICATION

Le terme « renseignement personnel » désigne les renseignements qui, lorsque pris seuls ou en combinaison avec d’autres renseignements, permettent d’identifier un individu, par exemple, son nom, sa date de naissance, son adresse courriel, et tout autre renseignement devant être traité comme un « renseignement personnel » conformément aux lois applicables.

Alfred se réserve le droit de changer la présente politique de vie privée à tout moment sans préavis. La version à jour de la politique de vie privée est disponible sur le site Web et sa date d’entrée en vigueur y est indiquée. Si des changements de nature à modifier de manière importante le risque en matière de vie privée sont apportés à la politique, nous vous en aviserons au moyen d’un avis publié sur la page d’accueil du site Web ou nous communiquerons avec vous pour vous en informer, lorsque requis par la loi. Si vous continuez d’utiliser le site Web après l’entrée en vigueur de tels changements, vous serez réputé avoir

accepté ces changements. Nous vous recommandons de consulter régulièrement notre politique de vie privée.

POURQUOI NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS

Les renseignements personnels qui sont recueillis et utilisés le sont notamment aux fins suivantes :

• afin de rendre nos services d’expérience de marque ; · afin de permettre aux utilisateurs d’accéder au site Web et de l’utiliser convenablement ;
• afin de créer et de gérer les relations clients ;
• afin de traiter les demandes des utilisateurs et de nos clients, notamment les demandes de renseignements ;
• afin de traiter les problèmes qui nous sont signalés par les utilisateurs ou par nos clients, notamment pour faire du dépannage, du soutien, de l’optimisation et des examens en matière de bris de sécurité du site Web ou pour restaurer les données perdues ;
• afin d’évaluer, d’optimiser et d’améliorer le contenu et les fonctionnalités du site Web ;
• afin de communiquer avec vous relativement à une demande que vous avez faite ou à votre expérience avec nos services ou notre site Web ; · afin de faire le suivi de votre utilisation des fonctionnalités du site Web, afin de vous proposer du contenu publicitaire et/ou d’améliorer le contenu de nos publicités et de notre site Web de manière à ce qu’ils soient mieux adaptés ou d’intérêt pour le public. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la section de cette politique relative aux témoins de connexion ;
• toute autre fin que vous avez autorisée.

Les renseignements personnels sur les employés qui sont recueillis et utilisés le sont notamment aux fins suivantes :

• afin de déterminer l’admissibilité à un poste, de vérifier les références soumises ainsi que les qualifications ;
• afin de nous aider dans la gestion administrative et dans la gestion des ressources humaines ;
• afin de préparer la paie ;
• afin de gérer les questions relatives aux avantages, à la santé et sécurité ainsi qu’à l’assurance collective ;
• afin de mener des évaluations professionnelles ou autres mesures de performance ;
• afin d’évaluer les qualifications requises pour un poste ;
• afin de pouvoir contacter un de vos proches en cas d’urgence ;
• afin de traiter vos demandes, notamment les demandes de renseignements ;
• afin de vous permettre de postuler pour un poste affiché ;
• afin de répondre à nos obligations légales.

Nous n’utilisons les renseignements personnels que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, et lorsque vous accédez au site Web et utilisez ce dernier, y compris, selon le cas :

• des renseignements identifiables comme votre nom complet, votre date de naissance ou tout autre renseignement figurant sur des pièces d’identité délivrées par le gouvernement ;
• des coordonnées de contact, comme votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone ;
• des renseignements de nature financière, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement ;
• des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la section de cette politique relative aux témoins de connexion.

Nous pouvons également recueillir et traiter certains renseignements personnels concernant les employés, lesquels peuvent inclure, selon le cas :

• votre nom complet, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone ;
• de l’information concernant l’éducation, la formation, l’expérience de travail, l’historique professionnel, l’historique salarial, les références professionnelles et personnelles, le curriculum vitae ou le formulaire de demande d’emploi soumis, les documents médicaux et les vérifications pré-emploi (références, antécédents criminels et de crédit) lorsque requis ;
• votre numéro d’assurance sociale, votre institution financière et votre numéro de compte ;
• des renseignements liés aux demandes concernant les régimes et des avantages accessoires en matière de soins médicaux, notamment le statut médical, civil, identité de genre, etc.
• des informations concernant la personne à contacter en cas d’urgence.

Si, dans le cadre de votre relation d’affaires avec nous, vous devez nous communiquer des renseignements personnels qui concernent des tiers (par exemple, des membres de votre famille, des clients, des employés, etc.) vous déclarez et reconnaissez que vous avez obtenu le consentement de ces dernières à une telle communication.

COMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT CONSERVÉS ET COMMUNIQUÉS

Alfred conserve les renseignements personnels pendant une période raisonnable, soit pour vous donner correctement accès aux sites Web, soit pour rendre nos services d’expérience de marque, soit pour répondre entièrement à vos demandes, soit pour atteindre les fins énoncées, soit conformément aux dispositions de la loi, selon celui de ces délais qui est le plus long. Après cette période, nous veillons à les détruire de façon à en assurer la protection contre un accès ou une communication non autorisés.

Seuls les membres du personnel concerné peuvent accéder aux données lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions liées aux services et conformément aux fins énoncées dans la présente politique de vie privée, sous réserve du paragraphe suivant.

Nous ne divulguons jamais vos renseignements personnels à quiconque à l’extérieur de Alfred sans votre consentement, à l’exception des tiers suivants et seulement si ceux-ci ont mis en place les garanties de sécurité appropriées afin d’assurer au moins le même niveau de sécurité que le nôtre :

• nos fournisseurs, dont les services ont été retenus afin de s’acquitter de certaines fonctions pour notre compte (administration de la paie, des assurances collectives, REER collectif et RPDB, traitement et conservation de données, analyse de la qualité du service et suivi et gestion des candidatures et du recrutement). Dans ce cas, nous prenons les mesures nécessaires pour s’assurer que ces tiers n’ont accès qu’aux renseignements qui sont requis pour mener à bien les services convenus, qu’ils traitent vos renseignements aux seules fins que nous avons déterminées et qu’ils ont en place des mesures de protection des renseignements personnels conformes aux lois applicables et permettant de respecter les mêmes conditions et le même niveau de protection que ce qui est édicté dans la présente politique de vie privée ;
• toute entité advenant une fusion, une réorganisation d’entreprise ou un changement de contrôle de Alfred, en tout ou en partie, uniquement si les parties ont signé une entente stipulant que la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information est limitée aux objectifs de la transaction commerciale ;
• toute autorité publique si la loi l’exige, ou pour défendre nos droits, ou autrement conformément à la loi. Si Alfred doit divulguer des renseignements ou fournir une copie de ces renseignements à une agence gouvernementale en vertu d’une loi ou conformément à une ordonnance d’un tribunal, Alfred essaiera de vous en aviser au préalable dans la mesure où la loi le permet.

TÉMOINS DE CONNEXION

Nous utilisons des témoins et des technologies similaires sur le site Web pour améliorer sa performance et pour personnaliser le contenu qui vous est présenté. Nous utilisons le terme « témoin » dans la présente politique pour désigner tous les fichiers similaires qui collectent des renseignements à ces fins.

Qu’est-ce qu’un témoin ? Les témoins sont de petits fichiers texte stockés sur le disque dur de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre appareil mobile lorsque vous visitez un site Web ou une page pour la première fois. Ces fichiers permettent de conserver certaines informations à propos de votre utilisation du site Web, telles que la date de votre plus récente visite, les pages consultées et les fichiers téléchargés. Les témoins permettent ainsi d’adapter les sites Web afin qu’ils répondent mieux aux intérêts et aux préférences des utilisateurs.

Les témoins que nous utilisons :

• Témoins nécessaires : Ces témoins sont indispensables au fonctionnement du site Web et ne peuvent être désactivés. Il est possible de configurer votre navigateur pour bloquer ces témoins ou être alerté de leur existence, mais certaines parties du site Web pourraient alors ne pas vous être accessibles.
• Témoins analytiques : Ces témoins nous permettent d’analyser la navigation sur nos sites pour en améliorer le fonctionnement. Nous utilisons des outils de tiers tels que Google Analytics afin de comprendre comment les utilisateurs utilisent le site Web et afin d’analyser l’achalandage sur le site Web et compiler des données analytiques anonymes. Si vous ne souhaitez pas transmettre d’informations à Google Analytics, vous pouvez choisir de désactiver l’utilisation de vos données en employant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics disponible au https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Pour plus d’informations concernant Google Analytics et la manière dont ce tiers traite et gère vos renseignements personnels, vous pouvez consulter la politique de vie privée disponible au https://www.google.com/intl/fr-CA/policies/privacy/.
• Témoins de préférence : Ces témoins servent à reconnaître et à sauvegarder vos préférences. Ils sont utilisés afin de mémoriser vos préférences et afin de s’assurer que vous accédez toujours à la même version du site Web. Par exemple, ces témoins peuvent mémoriser votre langue de préférence ou encore des paramètres vidéo et audio particuliers.
• Témoins de marketing : Ces témoins permettent de personnaliser les publicités que vous voyez en fonction de vos centres d’intérêt et de limiter le nombre de fois que vous voyez une publicité. Ils sont généralement créés par nos partenaires publicitaires et utilisés afin d’afficher des publicités qui sont pertinentes et attrayantes pour vous.

La plupart des navigateurs Web vous permettent de supprimer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de les bloquer ou de recevoir un avertissement avant qu’ils ne s’installent. Veuillez consulter les instructions de votre navigateur pour en savoir plus sur ces fonctions.

SÉCURITÉ ET CONSERVATION

Toutes les données sont conservées sur des serveurs avec des garanties de haute sécurité, protégées contre les usages non conformes et l’accès par des personnes non autorisées. Nous nous efforçons de maintenir en place les mesures de sécurité physiques, administratives et techniques nécessaires à nos bureaux et aux centres de conservation de renseignements. Les renseignements sont uniquement mis à la disposition des individus (employés ou agents) qui doivent avoir accès à ces informations pour mener à bien leurs responsabilités.

Alfred déploie des moyens raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Plus spécifiquement, Alfred utilise des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre un accès et une divulgation non autorisés, tant à l’interne qu’à l’externe de notre organisation. Toutefois, aucun mécanisme de sécurité n’est parfait et vous devez savoir qu’il existe toujours un certain risque de bris de sécurité. Alfred décline toute responsabilité eu égard au fait que de telles informations vous concernant pourraient être divulguées, sauf en cas de négligence de la part de Alfred.

Les données peuvent être conservées sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec et pourraient être traitées par des tiers fournisseurs de services de Alfred situés à l’extérieur du Québec afin de leur permettre de s’acquitter de mandats au nom de Alfred. Dans ces cas, Alfred s’assure que les renseignements seront protégés par les garanties appropriées.

VOS DROITS

Vous avez le droit de connaître l’objet de la collecte et du traitement par Alfred des renseignements personnels vous concernant, ainsi que le droit d’accéder à ces renseignements, de les mettre à jour et de les corriger. Les employés ont la responsabilité de mettre à jour les renseignements personnels les concernant, et d’informer Alfred de tout changement d’adresse, de numéro de téléphone, de contact d’urgence, etc. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la conservation

de vos renseignements personnels par Alfred. Dans un tel cas, cependant, il se pourrait que vous ne puissiez plus utiliser certaines fonctionnalités du site Web ou recevoir certains services.

CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de vie privée, de l’accès à vos renseignements personnels ou au sujet de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels par Alfred ou de la façon dont vous pouvez exercer vos droits énoncés ci-dessus, porter plainte ou mettre à jour vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la façon suivante :

Par courriel : info@alfred.ca

Par la poste : Alfred Communications inc., Att. : Responsable de la protection des renseignements personnels, 5315, boul. Saint-Laurent, bureau 402, Montréal (Québec) H2T 1S5

Nous fournirons nos meilleurs efforts afin de traiter votre demande rapidement.

Dernière révision : 5 avril 2024